ไฟล์เอกสารส่วนมากนิยมจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ .Docx ซึ่งเป็นไฟล์ที่ใช้สร้างและจัดเก็บด้วยโปรแกรม Microsoft Word ซึ่งเราสามารถใช้โปรแกรมนี้แก้ไขข้อมูลต่างๆ ได้ตามต้องการ แต่ในบางครั้งเอกสารก็อาจจะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ประเภทอื่นเช่น ไฟล์นามสกุล .PDF หรือถูกสแกนและจัดเก็บในรูปแบบไฟล์รูปภาพต่างๆ ทำให้การแก้ไขนั้นสามารถทำได้โดยไม่ง่ายนัก ยกตัวอย่างหากไฟล์ถูกจัดเก็บด้วยรูปแบบไฟล์ .jpg เราจำเป็นต้องแปลงให้เป็นไฟล์ .Docx ก่อนหรือไม่ก็ใช้โปรแกรมตัดต่อรูปอย่าง Photoshop มาใช้ในการแก้ไขส่วนที่เราต้องการ