สำหรับใครที่ทำงานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์หลายๆคนคงเคยได้ยินคำว่าแปลงไฟล์ การแปลงไฟล์นั้นคือการแปลงไฟล์โปรแกรมคอมพิวเตอร์ชนิดหนึ่งไปเป็นอีกประเภทหนึ่ง หรืออาจจะยังคงเป็นประเภทเดิมแต่แปลงเพื่อให้สามารถนำไปใช้งานกับโปรแกรมเดียวกันแต่เป็นรุ่นที่ต่างกันได้ ปัจจุบันการแปลงไฟล์สามารถทำได้โดยโปรแกรมต้นฉบับที่ใช้สร้างไฟล์นั้นด้วยการเลือกบันทึกเป็นไฟล์นามสกุลอื่นที่นอกเหนือจากนามสกุลของโปรแกรมนั้นๆ ยกตัวอย่างในโปรกรม Microsoft Word ที่ปกติใช้บันทึกเป็นไฟล์นามสกุล .doc แต่เราสามารถบันทึกไฟล์เป็นนามสกุลอื่นได้ด้วยอย่างเช่นเป็นไฟล์ PDF, TXT หรือ HTM
ทำไมต้องแปลงไฟล์
เหตุผลของการแปลงไฟล์นั้นมีอยู่มากมายเช่นเพื่อความปลอดภัยด้วยการแปลงให้เป็นสำเนาที่ไม่สามารถแก้ไขอย่างเช่นการแปลงไฟล์ DOC ที่สามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้เป็นไฟล์ PDF ที่ยังคงรูปแบบและข้อมูลเหมือนเดิมแต่ต่างกันที่ไม่สามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้(ด้วยโปรแกรมเดิม) ในทางกลับกันก็คือการแปลงไฟล์ชนิดหนึ่งเป็นอีกชนิดหนึ่งที่สามารถแก้ไขเพิ่มเติม
นอกเหนือจากเหตุผลด้านความปลอดภัยแล้วอีกเหตุผลหนึ่งที่ต้องแปลงไฟล์คือ การจำเป็นต้องนำข้อมูลจากอีกไฟล์ประเภทหนึ่งเพื่อไปใช้กับอีกโปรแกรมหนึ่งแต่ไม่สามารถนำไปใช้ได้โดยตรง ทำให้ต้องมีการแปลงไปเป็นไฟล์อีกประเภทนึ่งที่สามารถนำไปใช้กับโปรแกรมนั้นๆ ได้
ถึงแม้ว่าในระบบคอมพิวเตอร์เราจะสามารถย้ายข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปอีกโปรแกรมหนึ่งโดยผ่านหน่วยความจำสำรอง (Clipboard) แต่ในบางครั้งถ้าข้อมูลที่ต้องการทำสำเนามีจำนวนมากก็อาจทำให้ใช้เวลาเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย อย่างเช่นถ้าต้องการนำข้อมูลในตารางไฟล์โปรแกรม Microsoft Excel ที่มีจำนวนหลักร้อย หรือหลักพันแถวเพื่อนำไปใช้กับโปรแกรม Adobe Illustrator การย้ายข้อมูลทีหละแถวก็อาจจะทำให้งานไม่เสร็จตามวันเวลาที่กำหนดได้ แต่ถ้าสามารถแปลงหรือนำเข้าข้อมูลแบบอัตโนมัติได้ก็จะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มาก
ทั้งนี้การแปลงไฟล์การแปลงไฟล์ที่เป็นประเภทคล้ายๆ กันนั้นอาจจะสามารถทำได้เองจากโปรแกรมที่ใช้สร้างไฟล์นั้นๆ แต่การแปลงไฟล์ที่ไม่ได้จัดอยู่ในประเภทเดียวกันนั้นจำเป็นต้องอาศัยความรู้ความชำนาญและโปรแกรมพิเศษเพื่อที่จะทำการแปลงไฟล์นั้นๆ ได้
